KVKK

 

KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME POLİTİKASI

1.GİRİŞ

AARHUSS için Müşterileri, Çalışanları ve ilişki içinde olduğu diğer gerçek kişilere ait Kişisel verilerin korunması, büyük önem arz etmektedir. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçleri için işbu Politika ve AARHUSS bünyesindeki diğer yazılı Politikalar ile yönetilen süreç ve hedeflenen gaye; Müşterilerimizin, Potansiyel müşterilerimizin, Çalışanlarımızın, Çalışan Adaylarımızın, Ziyaretçilerimizin, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurum Çalışanlarının, dahil olduğumuz AARHUSS çalışanlarının ve Üçüncü Kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesi ve korunmasıdır.

Bu kapsamda, 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için AARHUSS tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

Bu Politika’da kişisel verilerin işlenmesi süreçleri için AARHUSS’un benimsediği, aşağıda belirtilen temel prensipler açıklanacaktır:

2.POLİTİKA’NIN AMACI

Bu Politikanın temel amacı, AARHUSS tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda Müşterilerimizi, çalışanlarımızı, çalışan adaylarımızı, ziyaretçilerimizi, bayi ve müşteri aracılığıyla kişisel verileri alınmış müşterilerimizi, işbirliği içinde olduğumuz kurumların hissedar ve çalışanlarını ve üçüncü kişileri bilgilendirerek şeffaflık sağlamaktır.

3.POLİTİKA’NIN KAPSAMI

Bu Politika; Müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, bayi ve müşteri aracılığıyla kişisel verileri alınmış müşterilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

4.POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ

AARHUSSS ŞİRKETİ tarafından düzenlenen bu Politika 02/01/2022 tarihinde yürürlüğe konulmuştur. Bu Politika AARHUSSS’un internet sitesinde (https://www.aarhuss.com) yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

5.KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

AARHUSS; KVK Kanunu’nun 12. Maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

5.1.Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Tedbirler

AARHUSS, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

5.1.1. Teknik Tedbirler

AARHUSS tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

 

5.1.2. İdari Tedbirler

AARHUSS tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için alınan idari tedbirler:

 

5.1.3. Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimin Engellenmesi için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

AARHUSS, kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz kişiler tarafından açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını, AARHUSS sistemleri nezdinde veri sızıntıları olmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için; korunacak verinin sınıfı, niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

5.1.4. Teknik Tedbirler

AARHUSS tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

5.1.5. İdari Tedbirler

5.2 Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

AARHUSS bünyesinde Kişisel Veri Gizlilik Yöneticisi bulunmaktadır. Kişisel Veri Gizlilik Yöneticisi, veri sorumlusu olan AARHUSS adına Kanun’un 12. Maddesinden kaynaklanan görevi gereği kendi kurum veya kuruluşunda, Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri bizzat yapmakta ve ihtiyaç halinde yetkin kuruluşlardan destek almak suretiyle yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçlarına göre, tespit edilen ihlaller, olumsuzluklar ve uygunsuzluklar yönetim kuruluna bildirilmekte ve yönetim kurulu bu hususlar nezdinde gereken tedbirleri almaktadır. AARHUSS tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelerde; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.

6.KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE TALEPLERİ

AARHUSS tarafından KVK Kanunu’nun 13. Maddesi gereğince ilgili kişi taleplerine karşı, veri sorumlusu olarak, kişisel veri envanterinin eki mahiyetindeki kişisel veri başvuru ve yanıt prosedürü ve kanunda belirtilen başvuru koşullarını taşımayan başvurular için yazılı şablona yönlendirme prosedürleri oluşturulmuştur. Bu prosedürlere uygun olarak gerekli işlemlerin yapılabilmesi adına teknik hazırlıklar yapılmıştır. AARHUSS bünyesinde bu prosedürün uygulanmasını sağlayacak sistemsel altyapı mevcuttur.

Kişisel veri sahiplerinin aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini; kimlik ibrazı ile şahsi başvuru ile veya yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından AARHUSS’a daha önce bildirilen ve AARHUSS’un sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla AARHUSS’a kimlikleri teyit edilebilir bir biçimde iletmeleri durumunda AARHUSS; talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak cevaplandıracaktır.

Başvuruya cevabın flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde kayıt ortamının maliyeti kadar bir ücret talep edilebilecektir.

Kişisel veri sahipleri; bu prosedüre uygun olarak yapacakları başvuru ile kendilerine ait kişisel verilerin tüm işlenme süreçleri, amaçları ve aktarım bilgileri de dahil kanunun ilgili maddesindeki tüm hakları talep edebileceklerdir.

7.ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

KVK Kanunu ile birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

AARHUSS tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, AARHUSS tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve AARHUSS bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

Bu kapsamda, AARHUSS bünyesinde verilen iş yeri hekimliği hizmeti sebebiyle çalışanların sağlık verileri işlenmekte olup bu özel nitelikli kişisel verilere erişebilen personele gerekli eğitimler verilmekte, bu personelin erişim yetkisi kapsam ve süreleri belirlenmekte ve periyodik olarak denetimler yapılmakta ve gizlilik sözleşmeleri imzalanmaktadır. İlgili personelin işten ayrılması durumunda erişim yetkisi derhal kaldırılmaktadır.

Çalışanların sağlık dosyalarında fiziki olarak saklanan kişisel sağlık verilerinin bulunduğu fiziki dosyalar kilitli ve sadece revir personelinin erişebildiği alanlarda saklanmaktadır. Çalışanların sağlık verilerine revir personeli dışında hiçbir birim erişememektedir.

8.AARHUSS ŞİRKETİ ÇALIŞANLARININ, BAYİ ÇALIŞANLARININ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ KONUSUNDA EĞİTİMLERİ

AARHUSS, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için çalışanlarına, bayilere gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.

9.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

AARHUSS, Anayasa’nın 20. Maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun; doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar güderek; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. AARHUSS, kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir. AARHUSS, müşterilerine, çalışanlarına, bayi ve müşteri çalışanlarına, ziyaretçilerine, tedarikçi firma çalışanlarına ve üçüncü kişilere ait kişisel bilgileri; (kimlik bilgileri(ad, soyad, TC kimlik numarası, cinsiyet, yaş, doğum tarihi) iletişim bilgileri (e-mail adresi, telefon numarası adres bilgisi, IP adresi), araç özellikleri, ruhsat bilgileri, şasi bilgileri, her türlü ürüne ilişkin kullanım alışkanlığı, araç üzerindeki tercih, zevk ve kullanıcı alışkanlıkları, meslek verisi, görsel ve işitsel veri, eğitim verisi aile bireyleri verisi, sağlık verisi gibi kişisel verileri işlenmekte ve bu verileri işlerken, burada sayılan kişisel veri sahiplerinin AARHUSS mal ve hizmetlerinden etkin yararlanabilmesi, ürün ve hizmet çeşitliliğinin geliştirilebilmesi ile araçlarda veri özellikli teknolojik gelişim ve inovasyon sağlanması, sizin için “en iyi hizmet en iyi ürün” prensibi ile hizmet sağlanabilmesi ve bu hizmetlerin sonucu olarak pazarlama, promosyon ve yeniliklerden haberdar edilebilmelerinin yanı sıra sözleşmelerin ifası, işin yerine getirilmesi ve mali/hukuki/ticari yükümlülükler çerçevesinde işlemektedir.

AARHUSS, KVK Kanunu’nun 10. Maddesine uygun olarak veri sahiplerini aydınlatmaktadır ve rıza alınması gereken durumlarda veri sahiplerinden rızalarını talep etmekte; bu kişisel verileri aşağıda belirtilen kriterleri esas alarak işlemektedir.

9.1.Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

AARHUSS,kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca AARHUSS, veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almaktadır.

9.2.Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, AARHUSS açısından ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin korunması açısından gereklidir. Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması noktasında AARHUSS’un aktif özen yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu sebeple AARHUSS tarafından veri sahibi olan ilgili kişinin bilgilerinin doğru ve güncel olarak tutulması için bütün iletişim kanallarımız açıktır.

9.3.Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

AARHUSS, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. AARHUSS, yürütmekte olduğu ticari faaliyet ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar kişisel veriyi işlemektedir.

9.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

AARHUSS, iştigal konusu ile ilgili olarak ve işinin yürütülmesi için gerekli olan amaçlar dahilinde işlemektedir. Bu sebeple AARHUSS, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır. Örneğin, sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.

9.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

AARHUSS, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, AARHUSS öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan ve AARHUSS şirketler topluğunun yayınladığı Küresel Saklama Politikasında belirtilen süre kadar saklamaktadır. AARHUSS, kişisel veri envanterindeki saklama sürelerini esas almakta olup, burada belirtilen süreler sonunda Kanun kapsamındaki yükümlülükler çerçevesinde kişisel veriler, verinin niteliğine ve kullanım amacına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.

10.AARHUSS BAYİLERİ & ŞUBELERİ VE MÜŞTERİLERİ TARAFINDAN TOPLANAN VERİLERİN AARHUSS TARAFINDAN İŞLENMESİ

AARHUSS faaliyetleri kapsamında BAYİ & ŞUBE ve MÜŞTERİLER ile sözleşme ilişkisi içine girmekte ve satış ve satış sonrası hizmetlerini bu kişiler aracılığıyla yürütmektedir. Bu kapsamda AARHUSS, müşterilerinin önemli bir kısmının kişisel verileri, Bayi & Şube ve MÜŞTERİLER aracılığıyla veri sahibi gerçek kişilerden aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilerek ve rıza alınarak temin edilmekte ve AARHUSS’a aktarılmaktadır. İşin yürütülebilmesi amacıyla bu veriler hem AARHUSS hem de BAYİ & ŞUBE ve MÜŞTERİLER tarafından işlenebilmektedir. AARHUSS ile BAYİ & ŞUBE ve MÜŞTERİLER arasındaki kişisel veri paylaşımına dair ilişki KVK Kanunu kapsamında veri işleyenden veri sorumlusuna kişisel veri aktarımı şeklinde gerçekleşmesi durumunda, ilgili BAYİ & ŞUBE veya MÜŞTERİLER, ilgili kişinin kişisel verisini toplama aşamasında kişiyi, bu kişisel verilerin AARHUSS’a gönderilebileceği konusunda aydınlatır. AARHUSS, kendi adına kişisel veri toplanması hallerini değerlendirerek bu hususta BAYİ & ŞUBE ve MÜŞTERİLERi bilgilendirir, gerekli eğitimleri verir ve tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenleyen KVKK doğrultusunda hazırlanmış sözleşmelerin imzalanmasını sağlar.

11.KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

AARHUSS; KVK Kanunu’nun 10. Maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında Kişisel Veri Sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda AARHUSS, veri sorumlusunun kimliği, varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin sahip olduğu haklar konusunda veri sahibinin niteliğine ve veri işleme sürecine göre aydınlatma yapmaktadır. Bu kapsamda Bayi bünyesinde müşterilerin kolayca görebilecekleri alanlara AYDINLATMA metinleri yerleştirilmiştir. AARHUSS web sitelerinde bu politika ile birlikte müşteri aydınlatma metni, çerez politikası, başvuru formu da yayınlanmıştır.

12.KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

AARHUSS, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. AARHUSS tarafından; KVK Kurulu’nca yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere kişisel veriler aktarılabilmektedir. Aktarım sebepleri aşağıda açıklanmıştır:

 

13.AARHUSS ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI

AARHUSS nezdinde; AARHUSS’un meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu’nun 5. Maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bunlarla sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere, KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahiplerine (Bayilerden,Şubelerden, Müşteriler, Çalışanlar, Ziyaretçiler, Üçüncü Kişiler, Çalışan Adayları, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, AARHUSS’a bağlı şirketler) sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir.

AARHUSS, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı Alıcı grupları ve saklama süreleri yer almaktadır. Bu kapsamda AARHUSS içerisinde aşağıdaki türlerde veri kategorileri bu türlerle sınırlı olmamakla beraber bulunmaktadır.

 

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA
Kimlik Verisi Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur (Telefon, adres, e-posta, Fax numarası, Ip adresi).
İletişim Verisi Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Ad soyad,TCKN, anne adı, baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, cüzdan seri no, kimlik fotokopisi,vergi no,sgk no, uyruk verisi, evlilik cüzdanı fotokopisi/taraması, çalışan kartı).
Sağlık Verisi Kişinin sağlık bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Kan grubu, medikal geçmiş, check-up sonucu, konsültasyon raporu, diyet formu).
Taşıt Verisi Kişinin araç bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Plaka no, şase no, motor no, ruhsat bilgisi).
Konum Verisi Kişiye ait konum verisinin bulunduğu veri grubudur (GPS lokasyonu).
Görsel/İşitsel Veri Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur (Fotoğraf, ses kaydı, kamera kaydı, ehliyet fotokopisi/taraması, kimlik fotokopisi/taraması, pasaport fotokopisi/taraması).
Dijital İz Verisi Kişiye ait bilgilerin işlenmesi sonucu oluşan dijital izlerin bulunduğu veri grubudur (Log).
Finansal Veri Kişinin finansal bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Banka hesap no, iban no, kart bilgisi, banka adı, finansal profil, mail order formu, kredi notu).
Biyometrik/Genetik Veri Kişiye ait biyometrik/genetik verilerin bulunduğu veri grubudur (Parmak izi, genetik bilgi, damar izi).
Mesleki Veriler Kişinin mesleğine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Çalıştığı kurum bilgisi, meslek odası sicili).
Eğitim Verisi Kişiye ait eğitim verilerinin bulunduğu veri grubudur (Diploma notu, diploma fotokopisi/taraması).
Mal Varlığı Verisi Kişinin sahip olduğu mal varlıklarının bulunduğu veri grubudur (Tapu fotokopisi/taraması, araç ruhsatı fotokopisi/taraması).
Seyahat Verisi Kişinin seyahatlerine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Uçuş bilgisi, uçuş kartı, tur rotası, mil kart no, konaklama verisi).
Şirket Verisi Şahıs şirketi verileridir (Şirket adresi).
Irk/Din Bilgisi Kişinin kökeni ve inancına ait verilerin bulunduğu veri grubudur (Irk/din bilgisi).
Dernek üyelik bilgileri Kişinin üye ve ilgili olduğu dernek bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Tüm dernek üyelikleri).
Vize/Pasaport Verisi Kişiye ait vize/pasaport bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Vize bilgisi, pasaport fotokopisi/taraması).
Kılık Kıyafet Verisi Kişinin giyim kuşamına dair ayırt edici özelliklerin bulunduğu veri grubudur (Kılık Kıyafet satın alma geçmişi, giydiği ayırt edici kıyafetler).
Yaptırım Verisi Kişinin geçmişinde aldığı yaptırımlara ilişkin veri grubudur (Ceza Kovuşturmaları, Adli Sicil Kaydı, Disiplin Kaydı).

 

14.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

AARHUSS, KVK Kanunu’nun 5. Maddesinin 2. Fıkrasında ve 6. Maddenin 3. Fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir.

 

15.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

AARHUSS, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır.

Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler, AARHUSS’nın o veriyi işlerken yürüttüğü faaliyet ile bağlı olarak AARHUSS’un uygulamaları ve sektörün teamülleri uyarınca saklanmasını gerektiren süre kadar saklanmakta, daha sonra verinin niteliği uyarınca AARHUSS tarafından oluşturulmuş ilgili Politika uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve AARHUSS’un belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda AARHUSS’a yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere, herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

 

16.AARHUSS TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI

AARHUSS, KVK Kanunu’nun 10. Maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel veri sahibine bildirmektedir.

AARHUSS tarafından KVK Kanunu’nun 8. ve 9. Maddelerine uygun olarak işbu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verileri aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:

Aktarım kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.

 

Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler Tanımı Veri Aktarım Amacı
İş Ortağı AARHUSS’un ticari faaliyetlerini yürütürken muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu Bayi ve Müşteri gibi tarafları tanımlamaktadır. İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak aktarılmaktadır.
Tedarikçi AARHUSS’un ticari faaliyetlerini yürütürken AARHUSS’un emir ve talimatlarına uygun, sözleşme temelli olarak AARHUSS’a hizmet sunan tarafları tanımlamaktadır. AARHUSS’un tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği AARHUSS’un ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin AARHUSS’un sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak aktarılmaktadır.
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları Mevzuat hükümlerine göre AARHUSS’tan bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlarını tanımlamaktadır. Kamu kurum ve kuruluşlarının talep ettiği ve hukuki dayanak sundukları durumlarda, amaçla sınırlı olarak aktarılmaktadır.

 

 

17.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

17.1. Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca biridir. Açık rıza dışında, kanunda belirtilen şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı, aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir.

 

İşlenme Şartları Kapsamı Örnek
Kanun Hükmü Vergi Mevzuatı, İş Mevzuatı, Ticaret Mevzuatı vb. Çalışana ait özlük bilgilerinin mevzuat gereği tutulması gerekir.
Sözleşmenin İfası İş Akdi, Satış Sözleşmesi, Taşıma Sözleşmesi, Eser Sözleşmesi vb. Teslimat yapılması için şirketin adres bilgilerini kaydetmesi.
Fiili İmkânsızlık Fiili imkânsızlık nedeniyle rıza veremeyecek olan ya da ayırt etme gücü olmayan kişi. Bilinci kapalı kişinin iletişim veya adres bilgisi. Kaçırılan bir kişinin konum bilgisi.
Veri Sorumlusunun Hukuki Sorumluluğu Mali Denetimler, Güvenlik Mevzuatı, Sektör Odaklı Regülâsyonlarla Uyum. Bankacılık, Enerji, Sermaye Piyasaları gibi alanlara özel denetimlerde bilgi paylaşımı yapılması.
Aleniyet Kazandırma İlgili kişinin kendisine ait bilgileri umumun bilgisine sunması. Kişinin, acil durumlarda ulaşılması için iletişim bilgisini ilan etmesi.
Hakkın Tesisi, Korunması, Kullanılması Dava açılması, tescil işlemleri, her türlü tapu işlemi vb. işlerde kullanılması zorunlu veriler. İşten ayrılan bir çalışana ait gerekli bilgilerin dava zaman aşımı boyunca saklanması.
Meşru Menfaat Veri sahibinin temel haklarına zarar gelmemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaati için zorunlu olması halinde veri işlenebilir. Çalışan bağlılığını artıran ödül ve primler uygulanması amacıyla veri işlenmesi.

 

18.AARHUSS ŞİRKETİ FABRİKA BİNASI GİRİŞLERİ İLE BİNA İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ

AARHUSS tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, AARHUSS binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması suretiyle AARHUSS tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yapılmaktadır.

AARHUSS, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; şirketin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır. Bu izleme faaliyeti, KVKK ve Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir. Bu kapsamda kamera ile izleme yapıldığı bilgisi, tüm çalışan ve ziyaretçilere duyurulmakta ve kişiler aydınlatılmaktadır. Bildirim yazıları, izleme yapılan alanların girişlerine asılmaktadır. AARHUSS tarafından KVK Kanunu’nun 12. Maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

18.1. AARHUSS ŞİRKETİ BİNASINDA, TESİS GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN MİSAFİR GİRİŞ ÇIKIŞLARININ TAKİBİ

AARHUSS tarafından; güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politika’da belirtilen diğer amaçlarla, AARHUSS binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. Misafir olarak AARHUSS binalarına gelen kişilerin kimlik verileri elde edilirken ya da AARHUSS nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

18.2. AARHUSS ŞİRKETİ TESİSLERİNDE ZİYARETÇİLERİMİZE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI

AARHUSS tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politika’da belirtilen diğer amaçlarla; AARHUSS tarafından bina ve tesislerimiz içerisinde kaldığınız süre boyunca talep eden Ziyaretçilerimize internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerinize ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre tutulmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi halinde veya AARHUSS içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.

19.KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI (SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ) ŞARTLARI

Türk Ceza Kanunu’nun 138. Maddesinde, KVK Kanunu’nun 7. Maddesinde ve Kurum tarafından çıkarılan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi hakkında yönetmelik” uyarınca; ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde AARHUSS’un kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. AARHUSS, bu konuda yönetmelik hükümlerine göre bir Politika oluşturmuştur ve bu Politika uyarınca verinin niteliğine göre imha yapılmaktadır. Bu yönetmelik uyarınca AARHUSS tarafından periyodik imha tarihleri belirlenmiş olup, yükümlülüğün başlaması ile beraber çeşitli aralıklarla periyodik imhanın yapılacağına göre takvim oluşturulmuştur.

20.KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI

AARHUSS, KVK Kanunu’nun 10. Maddesine uygun olarak kişisel veri sahibinin haklarını kendisine bildirmekte ve 11. Maddede düzenlenen bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel veri sahibine yol göstermektedir ve AARHUSS, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. Maddesine uygun olarak gerekli kanalları iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

20.1. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARINI KULLANMASI

20.1.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

20.1.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller

Kişisel veri sahipleri, KVK Kanunu’nun 28. Maddesi gereğince aşağıdaki haller KVK Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, bu konularda 20.1.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:

KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 20.1.1.’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:

20.1.3. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Kişisel Veri Sahipleri bu POLİTİKA’da belirtilen haklarına ilişkin taleplerini, kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak AARHUSS’a ücretsiz olarak iletebileceklerdir: Bu konuda kapsamlı düzenleme AARHUSS KİŞİSEL VERİ BAŞVURU PROSEDÜRÜ (EK-5) içerisinde yapılmıştır.

– https://www.aarhuss.com adresinde bulunan formun doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya yazılı olarak posta aracılığı ile Vişnezade Mahallesi Süleyman Seba Cad. No: 49 Beşiktaş/İstanbul adresine iletilmesi

https://www.aarhuss.com adresinde bulunan formun doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun aarhuss.mimarlik@hs01.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından AARHUSS’a daha önce bildirilen ve AARHUSS’un sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla başvuru yapılması

https://www.aarhuss.com adresinde bulunan formun doldurulup kimlik belgesi ile birlikte şahsi başvuru yapılması

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

22.AARHUSS, KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ SÜREÇLERİ KOORDİNASYONU

AARHUSS tarafından KVK Kanunu düzenlemelerine uygun hareket edilmesini ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Standardının yürürlüğünün sağlanması için yönetim yapısı kurulmuştur.

AARHUSS bünyesinde işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer Politikaları yönetmek üzere Şirket üst yönetiminin kararı gereğince Kişisel Verilerin Korunması Komitesi (“Komite”) kurulmuştur.

Bu Komite’nin görevleri aşağıda belirtilmektedir;

AARHUSS (Veri Sorumlusu)

 

 

EK-1 TANIMLAR

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim hale getirme: Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Başvuru Formu: Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren “6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereğince İlgili Kişi (Kişisel Veri Sahibi) Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara İlişkin Başvuru Formu”.

Çalışan Adayı: AARHUSS’a herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini AARHUSS’un incelemesine açmış olan gerçek kişiler.

İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri: AARHUSS’un her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler.

İş Ortağı: AARHUSS’un ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya Grup Şirketleri ile birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.

Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kişisel veri sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Müşteri, Personel, Bayi Çalışanı

Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin; ad-soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası vb.

Özel nitelikli kişisel veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.

Tedarikçi: AARHUSS’un ticari faaliyetlerini yürütürken şirket emir ve talimatlarına uygun, sözleşme temelli olarak şirkete hizmet sunan taraflar.

Üçüncü Kişi: POLİTİKA kapsamında farklı bir şekilde tanımlanmamış olan, kişisel verileri POLİTİKA kapsamında işlenen gerçek kişiler (Örn. Aile bireyleri, eski çalışanlar).

Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. Örneğin, BAYİLER, ŞUBELER, MÜŞTERİLER, AARHUSS’un verilerini tutan varsa dış bilişim firması ve şirket bilgi sistemleri bölümü.

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi ve şirket bilgi sistemleri bölümü.

Ziyaretçi: AARHUSS’un sahip olduğu fiziksel yerleşkelere (fabrika, ofis vb.) çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.

 

 

 

×

KVKK

 

KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME POLİTİKASI

1.GİRİŞ

AARHUSS için Müşterileri, Çalışanları ve ilişki içinde olduğu diğer gerçek kişilere ait Kişisel verilerin korunması, büyük önem arz etmektedir. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması süreçleri için işbu Politika ve AARHUSS bünyesindeki diğer yazılı Politikalar ile yönetilen süreç ve hedeflenen gaye; Müşterilerimizin, Potansiyel müşterilerimizin, Çalışanlarımızın, Çalışan Adaylarımızın, Ziyaretçilerimizin, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurum Çalışanlarının, dahil olduğumuz AARHUSS çalışanlarının ve Üçüncü Kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesi ve korunmasıdır.

Bu kapsamda, 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için AARHUSS tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

Bu Politika’da kişisel verilerin işlenmesi süreçleri için AARHUSS’un benimsediği, aşağıda belirtilen temel prensipler açıklanacaktır:

2.POLİTİKA’NIN AMACI

Bu Politikanın temel amacı, AARHUSS tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda Müşterilerimizi, çalışanlarımızı, çalışan adaylarımızı, ziyaretçilerimizi, bayi ve müşteri aracılığıyla kişisel verileri alınmış müşterilerimizi, işbirliği içinde olduğumuz kurumların hissedar ve çalışanlarını ve üçüncü kişileri bilgilendirerek şeffaflık sağlamaktır.

3.POLİTİKA’NIN KAPSAMI

Bu Politika; Müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, bayi ve müşteri aracılığıyla kişisel verileri alınmış müşterilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

4.POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ

AARHUSSS ŞİRKETİ tarafından düzenlenen bu Politika 02/01/2022 tarihinde yürürlüğe konulmuştur. Bu Politika AARHUSSS’un internet sitesinde (https://www.aarhuss.com) yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

5.KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

AARHUSS; KVK Kanunu’nun 12. Maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

5.1.Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Tedbirler

AARHUSS, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

5.1.1. Teknik Tedbirler

AARHUSS tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

 

5.1.2. İdari Tedbirler

AARHUSS tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için alınan idari tedbirler:

 

5.1.3. Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimin Engellenmesi için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

AARHUSS, kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz kişiler tarafından açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını, AARHUSS sistemleri nezdinde veri sızıntıları olmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için; korunacak verinin sınıfı, niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

5.1.4. Teknik Tedbirler

AARHUSS tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

5.1.5. İdari Tedbirler

5.2 Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

AARHUSS bünyesinde Kişisel Veri Gizlilik Yöneticisi bulunmaktadır. Kişisel Veri Gizlilik Yöneticisi, veri sorumlusu olan AARHUSS adına Kanun’un 12. Maddesinden kaynaklanan görevi gereği kendi kurum veya kuruluşunda, Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri bizzat yapmakta ve ihtiyaç halinde yetkin kuruluşlardan destek almak suretiyle yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçlarına göre, tespit edilen ihlaller, olumsuzluklar ve uygunsuzluklar yönetim kuruluna bildirilmekte ve yönetim kurulu bu hususlar nezdinde gereken tedbirleri almaktadır. AARHUSS tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelerde; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.

6.KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE TALEPLERİ

AARHUSS tarafından KVK Kanunu’nun 13. Maddesi gereğince ilgili kişi taleplerine karşı, veri sorumlusu olarak, kişisel veri envanterinin eki mahiyetindeki kişisel veri başvuru ve yanıt prosedürü ve kanunda belirtilen başvuru koşullarını taşımayan başvurular için yazılı şablona yönlendirme prosedürleri oluşturulmuştur. Bu prosedürlere uygun olarak gerekli işlemlerin yapılabilmesi adına teknik hazırlıklar yapılmıştır. AARHUSS bünyesinde bu prosedürün uygulanmasını sağlayacak sistemsel altyapı mevcuttur.

Kişisel veri sahiplerinin aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini; kimlik ibrazı ile şahsi başvuru ile veya yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından AARHUSS’a daha önce bildirilen ve AARHUSS’un sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla AARHUSS’a kimlikleri teyit edilebilir bir biçimde iletmeleri durumunda AARHUSS; talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak cevaplandıracaktır.

Başvuruya cevabın flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde kayıt ortamının maliyeti kadar bir ücret talep edilebilecektir.

Kişisel veri sahipleri; bu prosedüre uygun olarak yapacakları başvuru ile kendilerine ait kişisel verilerin tüm işlenme süreçleri, amaçları ve aktarım bilgileri de dahil kanunun ilgili maddesindeki tüm hakları talep edebileceklerdir.

7.ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

KVK Kanunu ile birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

AARHUSS tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, AARHUSS tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve AARHUSS bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

Bu kapsamda, AARHUSS bünyesinde verilen iş yeri hekimliği hizmeti sebebiyle çalışanların sağlık verileri işlenmekte olup bu özel nitelikli kişisel verilere erişebilen personele gerekli eğitimler verilmekte, bu personelin erişim yetkisi kapsam ve süreleri belirlenmekte ve periyodik olarak denetimler yapılmakta ve gizlilik sözleşmeleri imzalanmaktadır. İlgili personelin işten ayrılması durumunda erişim yetkisi derhal kaldırılmaktadır.

Çalışanların sağlık dosyalarında fiziki olarak saklanan kişisel sağlık verilerinin bulunduğu fiziki dosyalar kilitli ve sadece revir personelinin erişebildiği alanlarda saklanmaktadır. Çalışanların sağlık verilerine revir personeli dışında hiçbir birim erişememektedir.

8.AARHUSS ŞİRKETİ ÇALIŞANLARININ, BAYİ ÇALIŞANLARININ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ KONUSUNDA EĞİTİMLERİ

AARHUSS, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için çalışanlarına, bayilere gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.

9.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

AARHUSS, Anayasa’nın 20. Maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun; doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar güderek; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. AARHUSS, kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir. AARHUSS, müşterilerine, çalışanlarına, bayi ve müşteri çalışanlarına, ziyaretçilerine, tedarikçi firma çalışanlarına ve üçüncü kişilere ait kişisel bilgileri; (kimlik bilgileri(ad, soyad, TC kimlik numarası, cinsiyet, yaş, doğum tarihi) iletişim bilgileri (e-mail adresi, telefon numarası adres bilgisi, IP adresi), araç özellikleri, ruhsat bilgileri, şasi bilgileri, her türlü ürüne ilişkin kullanım alışkanlığı, araç üzerindeki tercih, zevk ve kullanıcı alışkanlıkları, meslek verisi, görsel ve işitsel veri, eğitim verisi aile bireyleri verisi, sağlık verisi gibi kişisel verileri işlenmekte ve bu verileri işlerken, burada sayılan kişisel veri sahiplerinin AARHUSS mal ve hizmetlerinden etkin yararlanabilmesi, ürün ve hizmet çeşitliliğinin geliştirilebilmesi ile araçlarda veri özellikli teknolojik gelişim ve inovasyon sağlanması, sizin için “en iyi hizmet en iyi ürün” prensibi ile hizmet sağlanabilmesi ve bu hizmetlerin sonucu olarak pazarlama, promosyon ve yeniliklerden haberdar edilebilmelerinin yanı sıra sözleşmelerin ifası, işin yerine getirilmesi ve mali/hukuki/ticari yükümlülükler çerçevesinde işlemektedir.

AARHUSS, KVK Kanunu’nun 10. Maddesine uygun olarak veri sahiplerini aydınlatmaktadır ve rıza alınması gereken durumlarda veri sahiplerinden rızalarını talep etmekte; bu kişisel verileri aşağıda belirtilen kriterleri esas alarak işlemektedir.

9.1.Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

AARHUSS,kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca AARHUSS, veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almaktadır.

9.2.Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulması, AARHUSS açısından ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin korunması açısından gereklidir. Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması noktasında AARHUSS’un aktif özen yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu sebeple AARHUSS tarafından veri sahibi olan ilgili kişinin bilgilerinin doğru ve güncel olarak tutulması için bütün iletişim kanallarımız açıktır.

9.3.Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

AARHUSS, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. AARHUSS, yürütmekte olduğu ticari faaliyet ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar kişisel veriyi işlemektedir.

9.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

AARHUSS, iştigal konusu ile ilgili olarak ve işinin yürütülmesi için gerekli olan amaçlar dahilinde işlemektedir. Bu sebeple AARHUSS, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır. Örneğin, sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.

9.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

AARHUSS, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, AARHUSS öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan ve AARHUSS şirketler topluğunun yayınladığı Küresel Saklama Politikasında belirtilen süre kadar saklamaktadır. AARHUSS, kişisel veri envanterindeki saklama sürelerini esas almakta olup, burada belirtilen süreler sonunda Kanun kapsamındaki yükümlülükler çerçevesinde kişisel veriler, verinin niteliğine ve kullanım amacına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.

10.AARHUSS BAYİLERİ & ŞUBELERİ VE MÜŞTERİLERİ TARAFINDAN TOPLANAN VERİLERİN AARHUSS TARAFINDAN İŞLENMESİ

AARHUSS faaliyetleri kapsamında BAYİ & ŞUBE ve MÜŞTERİLER ile sözleşme ilişkisi içine girmekte ve satış ve satış sonrası hizmetlerini bu kişiler aracılığıyla yürütmektedir. Bu kapsamda AARHUSS, müşterilerinin önemli bir kısmının kişisel verileri, Bayi & Şube ve MÜŞTERİLER aracılığıyla veri sahibi gerçek kişilerden aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilerek ve rıza alınarak temin edilmekte ve AARHUSS’a aktarılmaktadır. İşin yürütülebilmesi amacıyla bu veriler hem AARHUSS hem de BAYİ & ŞUBE ve MÜŞTERİLER tarafından işlenebilmektedir. AARHUSS ile BAYİ & ŞUBE ve MÜŞTERİLER arasındaki kişisel veri paylaşımına dair ilişki KVK Kanunu kapsamında veri işleyenden veri sorumlusuna kişisel veri aktarımı şeklinde gerçekleşmesi durumunda, ilgili BAYİ & ŞUBE veya MÜŞTERİLER, ilgili kişinin kişisel verisini toplama aşamasında kişiyi, bu kişisel verilerin AARHUSS’a gönderilebileceği konusunda aydınlatır. AARHUSS, kendi adına kişisel veri toplanması hallerini değerlendirerek bu hususta BAYİ & ŞUBE ve MÜŞTERİLERi bilgilendirir, gerekli eğitimleri verir ve tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenleyen KVKK doğrultusunda hazırlanmış sözleşmelerin imzalanmasını sağlar.

11.KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

AARHUSS; KVK Kanunu’nun 10. Maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında Kişisel Veri Sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda AARHUSS, veri sorumlusunun kimliği, varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin sahip olduğu haklar konusunda veri sahibinin niteliğine ve veri işleme sürecine göre aydınlatma yapmaktadır. Bu kapsamda Bayi bünyesinde müşterilerin kolayca görebilecekleri alanlara AYDINLATMA metinleri yerleştirilmiştir. AARHUSS web sitelerinde bu politika ile birlikte müşteri aydınlatma metni, çerez politikası, başvuru formu da yayınlanmıştır.

12.KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

AARHUSS, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. AARHUSS tarafından; KVK Kurulu’nca yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere kişisel veriler aktarılabilmektedir. Aktarım sebepleri aşağıda açıklanmıştır:

 

13.AARHUSS ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI

AARHUSS nezdinde; AARHUSS’un meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu’nun 5. Maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bunlarla sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere, KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahiplerine (Bayilerden,Şubelerden, Müşteriler, Çalışanlar, Ziyaretçiler, Üçüncü Kişiler, Çalışan Adayları, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, AARHUSS’a bağlı şirketler) sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir.

AARHUSS, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı Alıcı grupları ve saklama süreleri yer almaktadır. Bu kapsamda AARHUSS içerisinde aşağıdaki türlerde veri kategorileri bu türlerle sınırlı olmamakla beraber bulunmaktadır.

 

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA
Kimlik Verisi Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur (Telefon, adres, e-posta, Fax numarası, Ip adresi).
İletişim Verisi Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Ad soyad,TCKN, anne adı, baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, cüzdan seri no, kimlik fotokopisi,vergi no,sgk no, uyruk verisi, evlilik cüzdanı fotokopisi/taraması, çalışan kartı).
Sağlık Verisi Kişinin sağlık bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Kan grubu, medikal geçmiş, check-up sonucu, konsültasyon raporu, diyet formu).
Taşıt Verisi Kişinin araç bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Plaka no, şase no, motor no, ruhsat bilgisi).
Konum Verisi Kişiye ait konum verisinin bulunduğu veri grubudur (GPS lokasyonu).
Görsel/İşitsel Veri Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur (Fotoğraf, ses kaydı, kamera kaydı, ehliyet fotokopisi/taraması, kimlik fotokopisi/taraması, pasaport fotokopisi/taraması).
Dijital İz Verisi Kişiye ait bilgilerin işlenmesi sonucu oluşan dijital izlerin bulunduğu veri grubudur (Log).
Finansal Veri Kişinin finansal bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Banka hesap no, iban no, kart bilgisi, banka adı, finansal profil, mail order formu, kredi notu).
Biyometrik/Genetik Veri Kişiye ait biyometrik/genetik verilerin bulunduğu veri grubudur (Parmak izi, genetik bilgi, damar izi).
Mesleki Veriler Kişinin mesleğine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Çalıştığı kurum bilgisi, meslek odası sicili).
Eğitim Verisi Kişiye ait eğitim verilerinin bulunduğu veri grubudur (Diploma notu, diploma fotokopisi/taraması).
Mal Varlığı Verisi Kişinin sahip olduğu mal varlıklarının bulunduğu veri grubudur (Tapu fotokopisi/taraması, araç ruhsatı fotokopisi/taraması).
Seyahat Verisi Kişinin seyahatlerine ait bilgilerin bulunduğu veri grubudur (Uçuş bilgisi, uçuş kartı, tur rotası, mil kart no, konaklama verisi).
Şirket Verisi Şahıs şirketi verileridir (Şirket adresi).
Irk/Din Bilgisi Kişinin kökeni ve inancına ait verilerin bulunduğu veri grubudur (Irk/din bilgisi).
Dernek üyelik bilgileri Kişinin üye ve ilgili olduğu dernek bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Tüm dernek üyelikleri).
Vize/Pasaport Verisi Kişiye ait vize/pasaport bilgilerinin bulunduğu veri grubudur (Vize bilgisi, pasaport fotokopisi/taraması).
Kılık Kıyafet Verisi Kişinin giyim kuşamına dair ayırt edici özelliklerin bulunduğu veri grubudur (Kılık Kıyafet satın alma geçmişi, giydiği ayırt edici kıyafetler).
Yaptırım Verisi Kişinin geçmişinde aldığı yaptırımlara ilişkin veri grubudur (Ceza Kovuşturmaları, Adli Sicil Kaydı, Disiplin Kaydı).

 

14.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

AARHUSS, KVK Kanunu’nun 5. Maddesinin 2. Fıkrasında ve 6. Maddenin 3. Fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir.

 

15.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

AARHUSS, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır.

Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler, AARHUSS’nın o veriyi işlerken yürüttüğü faaliyet ile bağlı olarak AARHUSS’un uygulamaları ve sektörün teamülleri uyarınca saklanmasını gerektiren süre kadar saklanmakta, daha sonra verinin niteliği uyarınca AARHUSS tarafından oluşturulmuş ilgili Politika uyarınca silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve AARHUSS’un belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda AARHUSS’a yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere, herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

 

16.AARHUSS TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI

AARHUSS, KVK Kanunu’nun 10. Maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel veri sahibine bildirmektedir.

AARHUSS tarafından KVK Kanunu’nun 8. ve 9. Maddelerine uygun olarak işbu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verileri aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:

Aktarım kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.

 

Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler Tanımı Veri Aktarım Amacı
İş Ortağı AARHUSS’un ticari faaliyetlerini yürütürken muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu Bayi ve Müşteri gibi tarafları tanımlamaktadır. İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak aktarılmaktadır.
Tedarikçi AARHUSS’un ticari faaliyetlerini yürütürken AARHUSS’un emir ve talimatlarına uygun, sözleşme temelli olarak AARHUSS’a hizmet sunan tarafları tanımlamaktadır. AARHUSS’un tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği AARHUSS’un ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin AARHUSS’un sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak aktarılmaktadır.
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları Mevzuat hükümlerine göre AARHUSS’tan bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşlarını tanımlamaktadır. Kamu kurum ve kuruluşlarının talep ettiği ve hukuki dayanak sundukları durumlarda, amaçla sınırlı olarak aktarılmaktadır.

 

 

17.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

17.1. Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca biridir. Açık rıza dışında, kanunda belirtilen şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı, aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir.

 

İşlenme Şartları Kapsamı Örnek
Kanun Hükmü Vergi Mevzuatı, İş Mevzuatı, Ticaret Mevzuatı vb. Çalışana ait özlük bilgilerinin mevzuat gereği tutulması gerekir.
Sözleşmenin İfası İş Akdi, Satış Sözleşmesi, Taşıma Sözleşmesi, Eser Sözleşmesi vb. Teslimat yapılması için şirketin adres bilgilerini kaydetmesi.
Fiili İmkânsızlık Fiili imkânsızlık nedeniyle rıza veremeyecek olan ya da ayırt etme gücü olmayan kişi. Bilinci kapalı kişinin iletişim veya adres bilgisi. Kaçırılan bir kişinin konum bilgisi.
Veri Sorumlusunun Hukuki Sorumluluğu Mali Denetimler, Güvenlik Mevzuatı, Sektör Odaklı Regülâsyonlarla Uyum. Bankacılık, Enerji, Sermaye Piyasaları gibi alanlara özel denetimlerde bilgi paylaşımı yapılması.
Aleniyet Kazandırma İlgili kişinin kendisine ait bilgileri umumun bilgisine sunması. Kişinin, acil durumlarda ulaşılması için iletişim bilgisini ilan etmesi.
Hakkın Tesisi, Korunması, Kullanılması Dava açılması, tescil işlemleri, her türlü tapu işlemi vb. işlerde kullanılması zorunlu veriler. İşten ayrılan bir çalışana ait gerekli bilgilerin dava zaman aşımı boyunca saklanması.
Meşru Menfaat Veri sahibinin temel haklarına zarar gelmemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaati için zorunlu olması halinde veri işlenebilir. Çalışan bağlılığını artıran ödül ve primler uygulanması amacıyla veri işlenmesi.

 

18.AARHUSS ŞİRKETİ FABRİKA BİNASI GİRİŞLERİ İLE BİNA İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ

AARHUSS tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, AARHUSS binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması suretiyle AARHUSS tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yapılmaktadır.

AARHUSS, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; şirketin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır. Bu izleme faaliyeti, KVKK ve Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir. Bu kapsamda kamera ile izleme yapıldığı bilgisi, tüm çalışan ve ziyaretçilere duyurulmakta ve kişiler aydınlatılmaktadır. Bildirim yazıları, izleme yapılan alanların girişlerine asılmaktadır. AARHUSS tarafından KVK Kanunu’nun 12. Maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

18.1. AARHUSS ŞİRKETİ BİNASINDA, TESİS GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN MİSAFİR GİRİŞ ÇIKIŞLARININ TAKİBİ

AARHUSS tarafından; güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politika’da belirtilen diğer amaçlarla, AARHUSS binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. Misafir olarak AARHUSS binalarına gelen kişilerin kimlik verileri elde edilirken ya da AARHUSS nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

18.2. AARHUSS ŞİRKETİ TESİSLERİNDE ZİYARETÇİLERİMİZE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI

AARHUSS tarafından güvenliğin sağlanması amacı ve bu Politika’da belirtilen diğer amaçlarla; AARHUSS tarafından bina ve tesislerimiz içerisinde kaldığınız süre boyunca talep eden Ziyaretçilerimize internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerinize ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre tutulmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi halinde veya AARHUSS içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.

19.KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI (SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ) ŞARTLARI

Türk Ceza Kanunu’nun 138. Maddesinde, KVK Kanunu’nun 7. Maddesinde ve Kurum tarafından çıkarılan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi hakkında yönetmelik” uyarınca; ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde AARHUSS’un kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. AARHUSS, bu konuda yönetmelik hükümlerine göre bir Politika oluşturmuştur ve bu Politika uyarınca verinin niteliğine göre imha yapılmaktadır. Bu yönetmelik uyarınca AARHUSS tarafından periyodik imha tarihleri belirlenmiş olup, yükümlülüğün başlaması ile beraber çeşitli aralıklarla periyodik imhanın yapılacağına göre takvim oluşturulmuştur.

20.KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI

AARHUSS, KVK Kanunu’nun 10. Maddesine uygun olarak kişisel veri sahibinin haklarını kendisine bildirmekte ve 11. Maddede düzenlenen bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel veri sahibine yol göstermektedir ve AARHUSS, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. Maddesine uygun olarak gerekli kanalları iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

20.1. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARINI KULLANMASI

20.1.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

20.1.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller

Kişisel veri sahipleri, KVK Kanunu’nun 28. Maddesi gereğince aşağıdaki haller KVK Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, bu konularda 20.1.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:

KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 20.1.1.’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:

20.1.3. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Kişisel Veri Sahipleri bu POLİTİKA’da belirtilen haklarına ilişkin taleplerini, kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak AARHUSS’a ücretsiz olarak iletebileceklerdir: Bu konuda kapsamlı düzenleme AARHUSS KİŞİSEL VERİ BAŞVURU PROSEDÜRÜ (EK-5) içerisinde yapılmıştır.

– https://www.aarhuss.com adresinde bulunan formun doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya yazılı olarak posta aracılığı ile Vişnezade Mahallesi Süleyman Seba Cad. No: 49 Beşiktaş/İstanbul adresine iletilmesi

https://www.aarhuss.com adresinde bulunan formun doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun aarhuss.mimarlik@hs01.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından AARHUSS’a daha önce bildirilen ve AARHUSS’un sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla başvuru yapılması

https://www.aarhuss.com adresinde bulunan formun doldurulup kimlik belgesi ile birlikte şahsi başvuru yapılması

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

22.AARHUSS, KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ SÜREÇLERİ KOORDİNASYONU

AARHUSS tarafından KVK Kanunu düzenlemelerine uygun hareket edilmesini ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Standardının yürürlüğünün sağlanması için yönetim yapısı kurulmuştur.

AARHUSS bünyesinde işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer Politikaları yönetmek üzere Şirket üst yönetiminin kararı gereğince Kişisel Verilerin Korunması Komitesi (“Komite”) kurulmuştur.

Bu Komite’nin görevleri aşağıda belirtilmektedir;

AARHUSS (Veri Sorumlusu)

 

 

EK-1 TANIMLAR

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim hale getirme: Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Başvuru Formu: Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren “6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereğince İlgili Kişi (Kişisel Veri Sahibi) Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara İlişkin Başvuru Formu”.

Çalışan Adayı: AARHUSS’a herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini AARHUSS’un incelemesine açmış olan gerçek kişiler.

İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri: AARHUSS’un her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler.

İş Ortağı: AARHUSS’un ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya Grup Şirketleri ile birlikte muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.

Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kişisel veri sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Müşteri, Personel, Bayi Çalışanı

Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin; ad-soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası vb.

Özel nitelikli kişisel veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.

Tedarikçi: AARHUSS’un ticari faaliyetlerini yürütürken şirket emir ve talimatlarına uygun, sözleşme temelli olarak şirkete hizmet sunan taraflar.

Üçüncü Kişi: POLİTİKA kapsamında farklı bir şekilde tanımlanmamış olan, kişisel verileri POLİTİKA kapsamında işlenen gerçek kişiler (Örn. Aile bireyleri, eski çalışanlar).

Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. Örneğin, BAYİLER, ŞUBELER, MÜŞTERİLER, AARHUSS’un verilerini tutan varsa dış bilişim firması ve şirket bilgi sistemleri bölümü.

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi ve şirket bilgi sistemleri bölümü.

Ziyaretçi: AARHUSS’un sahip olduğu fiziksel yerleşkelere (fabrika, ofis vb.) çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.